Sin embargo no es una tarea fácil, y siempre me ha resultado difícil encontrar un buen balance para poder tomar buenas notas sin entorpecer el ritmo de la reunión. Por eso quería compartir un tip que empezamos a aplicar la semana pasada en un proyecto con muchas minutas donde somos 3 consultores en las reuniones.
Usamos un simple documento de Google Docs, que preparamos antes de la reunión escribiendo los puntos que queremos relevar, las preguntas a hacer, etc. Luego durante la reunión los 3 estamos editando a la vez el mismo documento, tomando nuestras notas a la vista de los otros.
Si bien requiere un poco de practica para pulir el mecanismo, los resultados de esta técnica me parecen muy alentadores. Comparto mis primeras conclusiones y recomendaciones al respecto:
- Claramente el mecanismo reduce el trabajo posterior a la reunión para redactar la minuta: no hay que hacer un merge entre las notas de todos.
- Se gana en calidad de las notas ya que al ver lo que está escribiendo mi compañero no tengo que escribirlo yo y me puedo concentrar en enriquecer las notas o en seguir con la discusión de la reunión sin tener que pensar en escribir todo.
- El uso del chat de google docs durante la sesión permite intercambiar comentarios y preguntas en el momento, tomar decisiones compartidas sin tener que interrumpir la reunión, etc.
- Ayuda mucho tener bien armado el temario de la reunión, para que todos sepan exactamente a donde escribir cada tema.
- Es bueno tratar de agrupar e indentar "on the fly" los temas que se van desarrollando a medida que se escriben notas. Ojo que a veces cuando uno se va al extremo, eso puede confundir a las otras personas que están tomando notas.
- Perder la conexión con este mecanismo es lo pero que puede pasar!
Ya lo probaron? Que opinan de este tip?
