5 de junio de 2012

Dinámica de Retrospectiva: 1.2.35.8

Les comparto esta secuencia de actividades para retrospectivas, que funciona bien en particular con grupos numerosos. Uní varias técnicas existentes en esta secuencia, en particular la priorización 7*5 que aprendí de Alan Cyment










  • Nombre1.2.35.8
  • Participantes: 12 a 40 personas
  • Duración: 30 a 45 minutos
  • Alcance: no hay restricciones
  • Propósito: idear y elegir acciones de mejoras una vez identificado(s) uno o varios problemas a resolver
  • Facilitador: necesario
  • Objetivos: Esta dinámica grupal es una secuencia de actividades que permite idear acciones de mejora, priorizarlas con un mecanismo divertido y eficiente y presentarlas entre todos.
  • Material y Preparación
    • 1 hoja y 1 lapicera por participante
    • 1 espacio donde caben parados todos los participantes cómodos
    • 1 ficha de acción por persona. Es conveniente tener impresas en formato A5 las fichas de antemano, y tener algunas sobrantes por las dudas. 
    • Cinta de pintor para pegar en pizarron, rotafolio o pared
    • Cuenco japones, gong, silbato o algo parecido para marcar el ritmo
  • Pasos
    • 1 (trabajo individual): cada participante idea y escribe por lo menos 3 propuestas de acciones de mejora en su hoja.
    • 2 (trabajo de a 2): formar parejas de trabajo. Cada pareja revisa las propuestas de acciones de mejora de ambos y elige las 2 acciones que prefieren. Luego tienen que redactar cada una de estas dos acciones en una ficha de acción. La ficha de acción debe tener secciones pre-definidas que ayudan a entender la acción de mejora, como por ejemplo: titulo, breve descripción, responsable, cuando se hace, problema a resolver, recursos necesarios, comentarios, etc. 
    • 35 (7 rondas de votación de 0 a 5): cada persona se queda con una de las dos fichas de acción producida por la pareja, y con su lapicera. Todos los participantes se paran en el espacio elegido. Luego caminan al azar entre todos y cada vez que se cruzan con alguien intercambian su ficha de acción (sin leer la nueva). Luego de 20-30 segundos, el facilitador marca el tiempo y cada participante lee la ficha que le quedo en la mano. Luego escribe su voto para esta acción: entre 0 si no le gusta nada y 5 si le gusta mucho. Se repite 7 veces la secuencia de intercambiar fichas y votar. Al final cada participante se queda con una ficha en mano, y tiene que sumar los 7 votos (que van a sumar entre 0 y 35).
    • 8 (selección de 8 acciones): empezando en 35 puntos y bajando de a uno hasta tener a 8 fichas, el facilitador llama a las personas que tengan fichas con esta cantidad de votos. La persona presenta la ficha correspondiente y se pega en un pizarron, rotafolio o en la pared. Se repite hasta llegar a tener pegadas en la pared, rotafolio o pizzaron las 8 fichas más votadas. 
  • Variantes:
    • Esta dinámica sirve para acciones de mejoras en retrospectiva, pero se puede generalizar a cualquier tipo de items a idear y priorizar en talleres colaborativos.  
    • En el paso "8" se puede complementar con una actividad grupal para clasificar las fichas, por ejemplo en ejes como "Fácil/Difícil de implementar", "Corto/Largo plazo".
    • En lugar de usar un cuenco japones, gong o silbato para el paso "35", es divertido también poner una música y cortarla cuando terminan las 20-30 segundos.
    • El paso "35" se puede hacer con los ojos cerrados, intercambiando ficha con cada participante que choco, o corriendo en lugar de caminando.
  • Tips:
    • Recomiendo no explicar de antemano todos los pasos de la secuencia. Es suficiente contar que se van a idear y priorizar acciones de mejora, y eventualmente que va a haber actividades mentales ("1"), manuales (redactar ficha en "2"), deportivas (caminar en "35"), matemáticas (sumar votos en "35"). Luego en cada paso explicar en detalle que hay que hacer.
    • No poner quien ideó/escribió la acción en las fichas. 
    • Es importante aclarar en el paso "2" que la ficha resultante debe ser entendible únicamente leyéndola, sin tener que pedir explicaciones a nadie. Pedir a cada pareja que al final del paso revise esta consigna (letras entendibles, etc.).
    • En el paso "35" explicar que es una priorización masiva y aleatoria, por lo cual no importa si los participantes tienen que votar por su propia ficha o si tienen que votar varias veces la misma ficha.
    • No funciona la actividad con menos de 12 personas.
    • El facilitador en el paso "8" debe estar atento a lo escrito en las fichas, y eventualmente pedir aclaraciones a los que las escribieron, para que queden bien claras. 
    • En el paso "8" el facilitador puede sugerir agrupar fichas similares o separar en 2 una ficha según el caso. Se pueden dibujar lineas entre fichas, para remarcar algunas relaciones.
    • El limite de 8 fichas en el paso "8" lo pongo por experiencia, pero se puede modificar. No aconsejo incluir todas las fichas. Se puede mirar un poco los votos y ver donde hay un salto importante en los votos (por ejemplo fichas con votos entre 28 y 35 y luego fichas con menos de 21 votos) y quedarse únicamente con las más votadas.
    • Según el tiempo disponible, el facilitador puede incluir un mini-debate sobre cada ficha seleccionada. 
  • Origen: Thomas Wallet, Alan Cyment (Priorización 7*5)


Espero que esta dinámica los inspire y aguardo sus comentarios, mejoras, ideas, etc.