5 de junio de 2012

Dinámica de Retrospectiva: 1.2.35.8

Les comparto esta secuencia de actividades para retrospectivas, que funciona bien en particular con grupos numerosos. Uní varias técnicas existentes en esta secuencia, en particular la priorización 7*5 que aprendí de Alan Cyment










  • Nombre1.2.35.8
  • Participantes: 12 a 40 personas
  • Duración: 30 a 45 minutos
  • Alcance: no hay restricciones
  • Propósito: idear y elegir acciones de mejoras una vez identificado(s) uno o varios problemas a resolver
  • Facilitador: necesario
  • Objetivos: Esta dinámica grupal es una secuencia de actividades que permite idear acciones de mejora, priorizarlas con un mecanismo divertido y eficiente y presentarlas entre todos.
  • Material y Preparación
    • 1 hoja y 1 lapicera por participante
    • 1 espacio donde caben parados todos los participantes cómodos
    • 1 ficha de acción por persona. Es conveniente tener impresas en formato A5 las fichas de antemano, y tener algunas sobrantes por las dudas. 
    • Cinta de pintor para pegar en pizarron, rotafolio o pared
    • Cuenco japones, gong, silbato o algo parecido para marcar el ritmo
  • Pasos
    • 1 (trabajo individual): cada participante idea y escribe por lo menos 3 propuestas de acciones de mejora en su hoja.
    • 2 (trabajo de a 2): formar parejas de trabajo. Cada pareja revisa las propuestas de acciones de mejora de ambos y elige las 2 acciones que prefieren. Luego tienen que redactar cada una de estas dos acciones en una ficha de acción. La ficha de acción debe tener secciones pre-definidas que ayudan a entender la acción de mejora, como por ejemplo: titulo, breve descripción, responsable, cuando se hace, problema a resolver, recursos necesarios, comentarios, etc. 
    • 35 (7 rondas de votación de 0 a 5): cada persona se queda con una de las dos fichas de acción producida por la pareja, y con su lapicera. Todos los participantes se paran en el espacio elegido. Luego caminan al azar entre todos y cada vez que se cruzan con alguien intercambian su ficha de acción (sin leer la nueva). Luego de 20-30 segundos, el facilitador marca el tiempo y cada participante lee la ficha que le quedo en la mano. Luego escribe su voto para esta acción: entre 0 si no le gusta nada y 5 si le gusta mucho. Se repite 7 veces la secuencia de intercambiar fichas y votar. Al final cada participante se queda con una ficha en mano, y tiene que sumar los 7 votos (que van a sumar entre 0 y 35).
    • 8 (selección de 8 acciones): empezando en 35 puntos y bajando de a uno hasta tener a 8 fichas, el facilitador llama a las personas que tengan fichas con esta cantidad de votos. La persona presenta la ficha correspondiente y se pega en un pizarron, rotafolio o en la pared. Se repite hasta llegar a tener pegadas en la pared, rotafolio o pizzaron las 8 fichas más votadas. 
  • Variantes:
    • Esta dinámica sirve para acciones de mejoras en retrospectiva, pero se puede generalizar a cualquier tipo de items a idear y priorizar en talleres colaborativos.  
    • En el paso "8" se puede complementar con una actividad grupal para clasificar las fichas, por ejemplo en ejes como "Fácil/Difícil de implementar", "Corto/Largo plazo".
    • En lugar de usar un cuenco japones, gong o silbato para el paso "35", es divertido también poner una música y cortarla cuando terminan las 20-30 segundos.
    • El paso "35" se puede hacer con los ojos cerrados, intercambiando ficha con cada participante que choco, o corriendo en lugar de caminando.
  • Tips:
    • Recomiendo no explicar de antemano todos los pasos de la secuencia. Es suficiente contar que se van a idear y priorizar acciones de mejora, y eventualmente que va a haber actividades mentales ("1"), manuales (redactar ficha en "2"), deportivas (caminar en "35"), matemáticas (sumar votos en "35"). Luego en cada paso explicar en detalle que hay que hacer.
    • No poner quien ideó/escribió la acción en las fichas. 
    • Es importante aclarar en el paso "2" que la ficha resultante debe ser entendible únicamente leyéndola, sin tener que pedir explicaciones a nadie. Pedir a cada pareja que al final del paso revise esta consigna (letras entendibles, etc.).
    • En el paso "35" explicar que es una priorización masiva y aleatoria, por lo cual no importa si los participantes tienen que votar por su propia ficha o si tienen que votar varias veces la misma ficha.
    • No funciona la actividad con menos de 12 personas.
    • El facilitador en el paso "8" debe estar atento a lo escrito en las fichas, y eventualmente pedir aclaraciones a los que las escribieron, para que queden bien claras. 
    • En el paso "8" el facilitador puede sugerir agrupar fichas similares o separar en 2 una ficha según el caso. Se pueden dibujar lineas entre fichas, para remarcar algunas relaciones.
    • El limite de 8 fichas en el paso "8" lo pongo por experiencia, pero se puede modificar. No aconsejo incluir todas las fichas. Se puede mirar un poco los votos y ver donde hay un salto importante en los votos (por ejemplo fichas con votos entre 28 y 35 y luego fichas con menos de 21 votos) y quedarse únicamente con las más votadas.
    • Según el tiempo disponible, el facilitador puede incluir un mini-debate sobre cada ficha seleccionada. 
  • Origen: Thomas Wallet, Alan Cyment (Priorización 7*5)


Espero que esta dinámica los inspire y aguardo sus comentarios, mejoras, ideas, etc.

6 comentarios:

  1. Hola Thomas,

    Una cosa que veo en esta tecnica es que no se aplica la resonancia selectiva. Me pregunto esto es voluntario, accidental o porque no sería posible que el resto de los participantes aportara soluciones distintas a las dos propuestas por el equipo inicial.

    Esto no es muy problemático en la técnica del 7x5 pues el obetivo de esa tecnica es solo priorizar.

    ¿Cual es tu opinión/experiencia?

    Saludos

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    Respuestas
    1. Carlos,

      Coincido que puede ser una limitación de la técnica, con 3 "pero"s:

      1. En el paso "2", el trabajo en pareja permite a pequeña escala algo de resonancia selectiva.

      2. En el paso "8" se puede abrir un poco el debate y generarse nuevas acciones. Tuve una experiencia muy buena con eso, donde en este paso además de leer las acciones las íbamos clasificando por si eran factibles a corto plazo o no. De una de las acciones que no era factible a corto plazo, en el debate surgieron varias otras acciones que si lo eran y que se anotaron.

      3. El costo / beneficio de esta dinámica me parece muy bueno en grupos grandes (poco tiempo para llegar a algunas acciones consensuadas sin imponer nada). Quizás se pierde un poco en eso de la resonancia selectiva, pero es difícil tener todo junto en una sola dinámica ("Le beurre et l'argent du beurre" como decimos en Francia).

      Quizás se puedan introducir algunas variantes para sortear esta limitación. Ideas?

      Y sino, me parece que si tratamos de variar dinámicas en las retrospectivas, puede ser útil usarla una vez y quizás en otras usar otras dinámicas mejores para la resonancia selectiva...

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  2. Me gusta la técnica. La veo incluso aplicable a el armado de la grilla de un Open Space.

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  3. Hola Thomas!
    Tenía ganas de aplicar la técnica mañana en la finalización del sprint actual, pero me hace dudar el hecho de que son 10 u 11 participantes y el tipo que dice rotundamente "No funciona la actividad con menos de 12 personas." ¿Por qué esto es así?

    Saludos!

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    1. Podes probar... En mi experiencia requeris una gran cantidad de personas para que el paso 35 pueda funcionar bien. Si no es el caso se repiten mucho las acciones para votar y pierde la gracia.

      Quizás se pueda reemplazar este paso por una votación de otra forma...

      Saludos!

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