4 de julio de 2012

Dinámica de Retrospectiva: Back to the Future


Vi esta dinámica de retrospectiva en varios lugares, y si bien la usé una sola vez y hace mucho tiempo, me parece muy interesante.
  • Nombre: Back to The Future
  • Participantes: 5 a 12 personas
  • Duración: 1 hora
  • Alcance: al principio de un proyecto o al principio de una etapa importante
  • Propósito: identificar y elegir acciones de mejoras, definir una visión compartida del éxito
  • Facilitador: necesario 
  • Objetivos: con esta dinámica el equipo va a intentar imaginar en el futuro el éxito del proyecto, y luego pensar los mecanismos claves para poder concretarlo.
  • Material y Preparación: un pizarron con marcadores. Eventualmente post-its y hojas si se hacen brainstorming y/o votaciones.
  • Pasos
    1. Establecer el marco - El facilitador explica el objetivo de la actividad y setea el marco: en que momento del futuro nos estamos proyectando y en que situación. Por ejemplo: "nos encontramos el día del cierre del proyecto X, y el Gerente de Negocio da un discurso de felicitaciones a todos los involucrados", o "se comunican los resultados del concurso del proyecto más exitoso del año, y sale nuestro proyecto", o "pasaron 20 iteraciones y estamos trabajando muy bien y logrando resultados superiores a las expectativas".
    2. Definir el éxito futuro - El equipo trata de imaginar, en el marco ficticio acordado, cuales son los resultados exitosos logrados. Se puede facilitar como un brainstorming, o una reflexión de grupo. Es importante que el facilitador vaya anotando a la vista de todos  los entregables o resultados concretos que se mencionan, con sus principales características (por ejemplo: "hubo 50.000 downloads del producto en una semana", "se cubrieron todas las expectativas del sector de marketing", "nos hicieron una nota en una revista", "después de 2 semanas en producción no surgieron bugs importantes", etc.). Si son muchos puntos identificados, se pueden priorizar en función se su importancia en el éxito
    3. Identificar mecanismos claves del éxito - En sub-grupos de 2 o 3 personas, trabajar sobre cada punto identificado en el paso anterior. El objetivo es identificar lo que permitió llegar al resultado exitoso correspondiente. Por ejemplo, para el resultado "después de 2 semanas en producción no surgieron bugs importantes", se podría identificar los mecanismos siguientes: "implementamos TDD en todos los módulos" y "hicimos una prueba piloto de una semana con la sucursal X". Luego cada grupo presenta sus mecanismos y el grupo completo vota por los mecanismos que parecen más eficientes para cada resultado exitoso. 
    4. Volver al presente - Ahora se vuelve al presente. Sobre los mecanismos más votados, el equipo identifica las acciones concretas que el mismo grupo podría implementar en la próxima iteración (o a corto plazo). Eventualmente se pueden priorizar las acciones si surgen varias, de tal forma que el grupo se quede al final con pocas acciones concretas a implementar en el corto plazo.
  • Variantes
    • Para el paso 2, el facilitador puede pre-definir los resultados exitosos logrados y no dejar que el equipo lo defina. Eso permite ahorrar tiempo de retrospectiva, pero por otro lado la visión propuesta no tiene la misma fuerza que si la define el mismo equipo.
    • En el paso 3, se pueden elegir solamente algunos resultados del paso 2 para trabajar.
    • En el paso 2, se puede hacer primero un trabajo personal donde cada uno escribe en su hoja 2 o 3 resultados exitosos y luego hacer una puesta en común grupal y eventualmente priorizar los resultados. 
  • Tips
    • Recomiendo guardar registro de los resultados del paso 2, y eventualmente dejarlo bien visible en algún lugar de trabajo del equipo. Es un buen material para referenciar y volver a consultar a lo largo del proyecto y al final. Cuando más identificación del equipo haya con estos logros a conseguir mejor.
    • En el paso 3 es importante que el facilitador mantenga el foco sobre lo que está al alcance del equipo. El riesgo es que se identifiquen mecanismos fuera del alcance del equipo: "la empresa competidora entro en banca rota", "nos pagaron premios millonarios", que no son muy útiles a la hora de identificar acciones de mejora. 
    • En el paso 4 es importante llegar a acciones concretas, que el mismo equipo pueda implementar y de corto plazo.
  • Origen: no se exactamente de donde sale esta dinámica, pero la vi en varios lados como por ejemplo  el post Future-spectives de Anders Laestadius.
¿Ya usaron esta dinámica o algo parecido? ¿Como les fue?