22 de septiembre de 2017

De Jardines Japoneses y Auto-Facilitación

La facilitación de procesos grupales tiene miles de facetas y escuelas. Muchas veces vemos facilitadores buscando protagonismo, lo cual suele atentar contra la emergencia de la inteligencia colectiva del grupo facilitado.

Basado en una idea de mi colega Juan Gabardini en Kleer, co-creamos con el un experimento de auto-facilitación que tuvo lugar el 12 de septiembre del 2017 en Santiago de Chile: Taller de Auto-Facilitación.

Gracias a todos los participantes, viví una experiencia increíble, que quiero compartir en este post.

Los Jardines Japoneses

A finales del siglo XVI, la elaborada ceremonia japonesa del té fue llevada de la casa principal a un pequeño refugio dentro de su propio jardín especial. Los visitantes caminaban por un estrecho sendero llamado roji que conducía a la casa de té. 

A través de este sendero, los visitantes podían recorrer el jardín, y, a lo largo del camino, despojarse de sus preocupaciones y ansiedades antes de entrar en el estado de ánimo espiritual especifico para la ceremonia del té. 

La sofisticada experiencia del recorrido del jardin japones es consecuencia del trabajo (o arte) del diseño del jardín y del sendero, donde varios elementos como el agua, las rocas, la puerta, las curvas del sendero, entre otros, logran efectos específicos sobre el visitante. 

Juan Gabardini tuvo la idea de explorar esta metáfora del jardin japones en el contexto de la facilitación de procesos grupales. Con él, nos interesa en particular los contextos en los cuales se pueden aplicar mecanismos relacionados con esta metáfora para lograr una facilitación de procesos grupales sin recurrir a un facilitador protagónico dirigiendo a todos. 

Este taller fue un gran experimento en el cual intentamos aplicar esta metáfora a varios mecanismos de auto-facilitación.

Desarrollo del Taller

El taller siguió los siguientes pasos:

1.Inicio

Inicio del taller

Al entrar al lugar del taller, los participantes recibían una ficha de bienvenida con algunas explicaciones sobre el taller. En particular se los invitaba a participar en todas las actividades y además se le delegaba una responsabilidad de facilitación, descrita en la ficha. 


Las responsabilidades delegadas fueron: 
  • Cuida-Tiempo: Asegurarse que cada actividad empieza y termina a tiempo.
  • Cuida-Atrasados: Asegurarse que los participantes que llegan tarde puedan integrarse a las dinámicas del taller.
  • Cuida-Materiales: Asegurarse que todos los participantes o grupos tengan los materiales adecuados para las actividades.
  • Cuida-Consigna: Asegurarse que los participantes conozcan y entiendan la consigna de la actividad.
  • Cuida-Foco: Asegurarse que los participantes mantengan el foco durante la actividad, y que la misma se lleve sin bloqueos.
  • Cuida-Grupo: Asegurarse que se armen y mantengan  los grupos de trabajo durante la actividad.

Ejemplo de ficha de facilitación

Se combinaban algunas de estas responsabilidades con las 4 estaciones del taller. Tuvimos varias personas cumpliendo la misma responsabilidad y en algunos casos se pudieron conocer y ponerse de acuerdo. 

A partir de este momento, no iba a intervenir más en el taller. Ya había dejado armado 4 estaciones bien identificadas y visibles, cada una con sus horarios definidos y consigna, con flechas en el piso para destacar el sentido a seguir.

2. Conexión

En esta estación, el objetivo era que los participantes puedan conectarse con la temática, con algo relacionado de su contexto laboral y con los otros participantes. Para eso tuvieron que dibujar cada uno la entrada de su lugar de trabajo y luego compartir varias veces en pareja sobre el tipo de interacciones que ocurren en esta entrada. Una vez terminado el tiempo, se movieron solos a la segunda estación. 

Estación A.Conexión

3. Metáfora

En esta estación, el objetivo era que los participantes estudien en grupo alguna parte de la metáfora del jardin japones, que la resumieran y que finalmente la presenten al resto de los participantes. Para eso, formaron 4 grupos que recibieron cada uno una ficha que describe algunos aspectos importantes de los jardines japoneses: el jardin exterior y la puerta, el camino (roji), la casa de té, el agua.

Cada grupo estudió por su lado la ficha, y luego dibujaron en una lamina grande un resumen del tema. Finalmente cada grupo presentó brevemente su resumen al resto de los grupos. 


Un grupo trabajando

Otro grupo presentando

4. Debate

En esta estación, el objetivo era que los participantes puedan debatir todos juntos en forma ordenada sobre la aplicación de la metáfora del jardin japones a la facilitación de procesos grupales. Se utilizo el formato de debate Fishbowl, con unas preguntas para guiar el debate sobre los campos de aplicación y los mecanismos de facilitación relacionados. 

Debate en formato Fishbowl


5. Para llevar

En esta ultima estación. el objetivo era reflexionar sobre los principales aprendizajes del taller y proyectar cómo aplicarlos en el día a día de cada participantes. Para eso, primero cada uno escribió en post-its los aprendizajes que destacaba del taller. Luego en pareja se compartieron los aprendizajes y pensaron como aplicarlos en su día a día. Finalmente se intercambiaron datos de contacto, con la consigna de escribirse a la semana para compartir como les fue con la aplicación. 

Compartiendo aprendizajes en parejas

6.Cierre

En este punto, se terminó el experimento de auto-facilitación, y armamos un circulo con los participantes que se querían quedar, en el cuál analizamos y compartimos la experiencia. 

Aquí comparto todas las fotos del taller.

Reflexiones

El taller en si duró 1h45, y el cierre posterior 30 minutos. Participaron aproximadamente 25 personas. Comparto algunas reflexiones sobre el experimento, e invito a los participantes a sumar sus propias reflexiones en comentarios:

  • La preparación fue importante. Si bien Juan Gabardini había madurado la idea, había facilitado una sesión de debate sobre el tema en el Agile Open Camp Chile 2017, y una Jam Session No Facilitator en Agile 2017, la preparación implicó varias reuniones y horas de preparación de los materiales y consignas. La instalación en el lugar del taller también requirió más de una hora.
  • Unos momentos iniciales incómodos. Al inicio del taller, varios participantes comentaron que sintieron cierta incomodidad al no tener una persona que les dijera que hacer. Personalmente estaba inquieto, esperando a ver si iban a empezar como estaba previsto. Por suerte en el momento adecuado, el participante Cuida-Tiempo llamo a todos y explico su rol y que era el momento de empezar con la actividad. A partir de ahí todo fluyó muy bien. 
  • Un facilitador prescindible. Me había puesto el reto de intentar no intervenir en el taller. En varias oportunidades me tuve que morder la lengua para lograrlo. Finalmente tuve que intervenir en algún momento con el participante Cuida-Materiales ya que había un problema de entendimiento de la palabra "Rotafolio". También participe brevemente en el debate Fishbowl ya que me estaban haciendo una pregunta concreta sobre el diseño de las cartas. Y finalmente me sume en la ultima estación porque tenía muchas ganas de escuchar y compartir con los participantes. Aparte de eso, fue una experiencia increíble "soltar" la facilitación para que emerja la auto-facilitación. 
  • Unos facilitadores compenetrados. Comentaron varios participantes que se compenetraron son sus responsabilidades y que intentaron cumplirla de la mejora forma, aunque al principio se sentían un poco desorientados. En algunos momentos surgieron actos de facilitación emergentes no previstos en las cartas que ayudaron a que las actividades fluyan. Se ve que todos entendieron bien las cartas, ya que no tuve casi ninguna pregunta al respecto.
  • Un buen experimento. Me quede muy satisfecho con los resultados del experimento, y pude corroborar que los participantes también. Varios mencionaron el camino personal que siguieron durante el taller y como la secuencia de las estaciones los llevo por distintos estados. Muchos reconocieron también los mecanismos de auto-facilitación usados en el taller y como se relacionan con la metáfora del jardin japones. Algunos identificaron el gran potencial de estos mecanismos para aplicarlos en su trabajo. 

Aprendizajes potentes


En el cierre del taller los participantes me regalaron con su feedback varias sugerencias de mejora del taller, que espero poder implementar para poder realizar otros experimentos en breve... Nuevamente gracias a todos los participantes por su predisposición y por prestarse al experimento! Y muchas gracias a COE Everis por el lugar, comida y bebida, y a Movimiento Ágil por la organización impecable!

Más

Comparto algunas referencias que para mi fueron inspiradoras en esta temática: