30 de octubre de 2011

Minutas a la carte: un tip para minutear colaborativamente

Seguro habrán participado en reuniones donde se necesita redactar una minuta que transcribe lo que ocurrió durante la reunión, las decisiones tomadas, las acciones pendientes, etc. Poder tomar notas en tiempo real y luego redactar la minuta correspondiente suele ser parte de las herramientas básicas que debe dominar un consultor.

Sin embargo no es una tarea fácil, y siempre me ha resultado difícil encontrar un buen balance para poder tomar buenas notas sin entorpecer el ritmo de la reunión. Por eso quería compartir un tip que empezamos a aplicar la semana pasada en un proyecto con muchas minutas donde somos 3 consultores en las reuniones.

Usamos un simple documento de Google Docs, que preparamos antes de la reunión escribiendo los puntos que queremos relevar, las preguntas a hacer, etc. Luego durante la reunión los 3 estamos editando a la vez el mismo documento, tomando nuestras notas a la vista de los otros.

Si bien requiere un poco de practica para pulir el mecanismo, los resultados de esta técnica me parecen muy alentadores. Comparto mis primeras conclusiones y recomendaciones al respecto:

  1. Claramente el mecanismo reduce el trabajo posterior a la reunión para redactar la minuta: no hay que hacer un merge entre las notas de todos.
  2. Se gana en calidad de las notas ya que al ver lo que está escribiendo mi compañero no tengo que escribirlo yo y me puedo concentrar en enriquecer las notas o en seguir con la discusión de la reunión sin tener que pensar en escribir todo. 
  3. El uso del chat de google docs durante la sesión permite intercambiar comentarios y preguntas en el momento, tomar decisiones compartidas sin tener que interrumpir la reunión, etc.
  4. Ayuda mucho tener bien armado el temario de la reunión, para que todos sepan exactamente a donde escribir cada tema.
  5. Es bueno tratar de agrupar e indentar "on the fly" los temas que se van desarrollando a medida que se escriben notas. Ojo que a veces cuando uno se va al extremo, eso puede confundir a las otras personas que están tomando notas. 
  6. Perder la conexión con este mecanismo es lo pero que puede pasar!

 Ya lo probaron? Que opinan de este tip?