26 de octubre de 2015

Retrospectiva Just In Time de Agiles 2015

En aquel 24 de Octubre del 2015, no faltaba mucho para culminar el evento Agiles 2015, en Montevideo, Uruguay.

En unos minutos se iba a realizar la actividad de cierre de estos 3 días increíbles con todos los participantes, cuando los organizadores se acercaron a Soledad Pinter para pedirle que organizara una retrospectiva de la organización a continuación del cierre. Pasan unos minutos más y Soledad se me acerca con unos post-its con garabatos y me pide si la podía ayudar a revisar lo que había pensado hacer.

Y así es como armamos juntos una retrospectiva Just In Time de la organización cuya dinámica y resultados resumo acá.


1. Tribus
Usamos una Dinámica de Tribus para energizar y mover un poco a los 30 participantes de la retrospectiva (los organizadores + los que quisieron sumarse), armando tribus alrededor de los momentos que más gustaron de la conferencia. Terminamos formando 3 tribus más o menos equilibradas en tamaño a las cuales asignamos un día de la conferencia a cada una.



2. Repaso del Evento
En un momento de calma, cada participantes repaso individualmente en su cabeza el día que le correspondía y destacó y se impregno de lo que más le había gustado del día.








Luego cada tribu tuvo 5 minutos para compartir lo destacado de cada uno y preparar una presentación tribal de 1 minuto. 



















Estos 3 vídeos son entregables de esta retrospectiva hacia la comunidad ágil latinoamericana:








3. Oportunidades y Acciones de Mejora
Luego formamos grupos de 3 personas, con un miembro de cada tribu en cada grupo. Cada uno personalmente identifico una oportunidad de mejora de la organización del evento y lo escribió en un hoja, compartiéndolo luego con su grupo.

Cada persona intercambio su hoja de oportunidad de mejora con otra persona (de cualquier grupo), y se aseguró que lo entendía. Esta persona a su vez pensó y escribió en la misma hoja una acción de mejora sobre la oportunidad de mejora correspondiente. 

Luego se volvió a intercambiar hojas de oportunidad de mejora entre dos personas, y se escribió de la misma forma una nueva acción de mejora para cada oportunidad. 

Terminamos esta parte con una hoja de oportunidad de mejora por persona con 2 acciones de mejora posibles.



4. Mezcla y Priorización
Para priorizar rápidamente las posibles acciones de mejora identificadas (cerca de 60 según mis cálculos), usamos la parte "35" de la Dinámica de Retrospectiva 1.2.35.8, con algunas variantes: hicimos solo 4 rondas de mezcla/voto, y en cada ronda el participantes podía repartir hasta 5 puntos entre las dos acciones de mejora propuesta. Con eso logramos una valuación grupal de todas las acciones de mejora generadas. Como teníamos poco tiempo, compartimos entre todas las 4 acciones más votadas. 

Terminamos esta parte con cerca de 60 acciones de mejoras priorizadas por cantidad de votos.

Luego, formalizamos otro entregable de esta retrospectiva, con un momento simbólico en el cual todos los participantes entregaron a los representantes de Ecuador las hojas con las acciones de mejora generadas, para ayudarlos en la organización de Agiles 2016 en Ecuador. 















Se pueden consultar las hojas con las mejoras propuestas en este link.



4.Gracias en Shiverish

Usamos la Dinámica de Gracias en Shiverish para cerrar la retrospectiva, y se generó una explosión de emociones, ruidos, agradecimientos, gestos, movimientos y mímicas durante la cual nadie entendió (con el cerebro) ni una sola palabra de lo que se decía en este idioma ficticio!





Creo que la retrospectiva duró un poco más de una hora en total, y por quedarnos cortos de tiempo no pudimos hacer una ronda de feedback sobre la actividad entre todos. 

Invito entonces a los que quieran a usar los comentarios del post para agregar datos, fotos, comentarios y darnos feedback sobre la actividad.