30 de agosto de 2016

Big Retro, Grandes Participantes


Ya había facilitado una retrospectiva en el Club LEO Cipolletti CALIHUE Trekan, una rama para jóvenes de los conocidos Clubes de Leones, y debo admitir que me había gustado la experiencia

Pero esta vez, el desafío fue mucho mayor: invitaron a la Comunidad Agiles Alto Valle a diseñar y facilitar una retrospectiva durante un gran encuentro de todos los Clubes LEO del sur de Argentina: las CoDis (Conferencia de Distrito) en General Roca.
El pedido: una retrospectiva de 2 horas y medio para 270 adolescentes y adultos (que al final fueron 130). 

Así que nos preparamos con dos reuniones previas de la Comunidad Agiles Alto Valle para co-diseñar esta gran retrospectiva, que luego co-facilitamos entre varios el 13 de Agosto del 2016.


A continuación les quiero comentar como se desarrolló esta gran retrospectivas y documentar sus principales resultados...

1.Abriendo

Empezamos la retrospectiva con un cuento en el cuál los participantes tenían que representar lo que pasaba en la historia. Se relataba la historia de una tribu cuyos integrantes llegaban atraídos por un gran fuego y formaban un circulo alrededor...
















En algún momento el cuento se mezcló con la dinámica de Tribus, y los participantes empezaron a armar sub-tribus por distintos criterios: Provincia, Ciudad, Antigüedad en el club, Edad, Rol en el Club, Actividad, etc. De esta forma pudieron observar algunas características compartidas o no de los otros participantes, habiendo muchos adolescentes que ni se conocían.

2.Fogón Mundial

Dejamos que los participantes armen mini-tribus de 6 personas, con la consigna de mezclarse con otros que no conozcan tanto. Cada mini-tribu se fue sentando alrededor de un fogón imaginario, y repartimos hojas de rotafolio vacias y marcadores para cada fogón.



Siguiendo la dinámica del World Café, se conversó en 3 iteraciones de 10-15 minutos, documentando espontáneamente en las hojas de rotafolio la conversación de cada fogón, y cambiando de fogón luego de cada iteración, dejando una sola persona fija como memoria de la conversación anterior. Cada iteración tenía unas preguntas disparadoras:
1. ¿Qué nos motiva a participar del Club Leo? ¿Qué me atrapa? ¿Por qué sigo viniendo? ¿Qué busco?
2. ¿Qué nos deberían aportar las CoDis? ¿Qué las hace valiosas? ¿Para qué deberían servir?
3. ¿Qué nos dificulta tener CoDis aun mejores? ¿Qué problemas vemos? ¿Qué estamos haciendo mal? ¿Qué no funciona tan bien?
En la tercera y ultima iteración, se pidió a las mini-tribus que documenten su conversación con un Canvas de Problema pre-establecido, con las siguientes secciones: Titulo, Descripción, ¿Cuándo ocurre?, ¿Por qué ocurre?, ¿Cuáles son las consecuencias?, Observaciones y Autores.

Además de los rotafolios documentando las dos primeras iteraciones, nos quedamos al final de este Fogón Mundial con un Canvas de Problema por grupo, como este ejemplo:










3.Carrera de Post-its

Luego de tanta intensidad mental en el Fogón Mundial, desafiamos a los equipos para una carrera de post-its. En una extremidad de la sala, una silla por equipo con post-its y dos marcadores. En la otra extremidad, el numero del equipo pegado en la pared. Y una pregunta:

¿Qué hace que las CoDis sean buenas?

La consigna: un miembro del equipo tenía que escribir una característica por post-it contestando la pregunta, correr con el post-it y el marcador para pegarlo en el numero del equipo y volver corriendo con el marcador para pasar la posta a otro miembro del equipo. Pasados 2 minutos se contaba la cantidad de post-its pegados por equipo.


Fueron 2 minutos de pura energía y locura compartida, y el equipo ganador logró pegar 18 post-its.



4.Gallery Walk

Mientras los participantes se recuperaban, pegamos todos los Canvas de Problema en una larga pared, y luego invitamos a todos los participantes a pasear por esta pared de problemas, con marcadores y post-its a disposición.



La invitación fue a enriquecer los problemas descritos pegando post-its con comentarios a voluntad para destacar aspectos valorados ("+1" o "Me gusta"), agregar nuevas ideas, criticas o comentarios:

¿Cómo enriquecer los problemas descritos? 

También invitamos a todos los participantes a elegir un problema en el cual seguir trabajando.

Terminamos el Gallery Walk con los rotafolios de problemas enriquecidos con muchos post-its, y con grupos formados y listos para trabajar sobre un problema.




5.Feria de Iniciativas

Generación de Ideas

Se sentaron los grupos alrededor del rotafolio de problema elegido, y le dimos un tiempo para mirar el feedback del Gallery Walk y luego escribir en post-its ideas de iniciativas para mejorar, como salían, sin evaluarlas o filtrarlas:
¿Qué ideas de mejora tenemos para este problema?












Terminamos esta parte en cada grupo con muchísimos post-its de ideas de mejora relacionadas con el problema elegido.

Fichas de Iniciativas

Luego se formaron parejas cuyo objetivo era elegir una de estas ideas y conversarla, para poder luego documentarla en una Ficha de Iniciativa pre-establecida, con las siguientes secciones: Título, Problema, Descripción, Autores, Resultados/Impactos Esperados, ¿Cuándo?, Se necesita, Involucrados:
¿Cómo sería la iniciativa de mejora respecto al problema elegido?

Terminamos esta parte con una Ficha de Iniciativa armada por cada pareja, como por ejemplo:




Mezcla y Votación

Utilizando una variación de la dinámica 1.2.35.8, pudimos votar las mejores Fichas de Iniciativas. Para eso repetimos 6 veces los siguientes pasos: cuando sonaba la música, cada pareja caminaba o corría sin separarse, intercambiando su ficha varias veces con cada pareja que se cruzaba. Al cortarse la música, cada pareja leía la ficha que tienen en mano y la votaba:  
¿Del 1 al 5, qué tanto nos gusta esta iniciativa?













Luego cada pareja sumó los votos de la ficha que le tocaba (entre 6 y 30 puntos). Finalmente leímos frente a todos las Fichas de Iniciativas más votadas (entre 21 y 30 puntos) y las pegamos en la pared.


6.Cerrando

Para cerrar con energía, se hizo un campeonato mundial de Piedra, Papel o Tijera. En este momento de pura locura, cada participante se enfrenta a otro en un duelo a Piedra, Papel o Tijera. El perdedor se transforma inmediatamente en fan del ganador, que se enfrenta luego contra otro oponente con su propio fan club. Se repite el proceso hasta llegar a la final, donde se enfrentan los dos ganadores restantes con sus respectivos fan clubs.












Reflexiones

Ya pasó un tiempo desde la retrospectiva, pero me sigue resonando en la cabeza la energía y creatividad de los adolescentes durante las distintas actividades... Esta retrospectiva fue grande por su tamaño, pero más que todo por su riqueza y enseñanzas. Para cerrar me gustaría compartir algunas de estas enseñanzas:

¿Qué salió bien?

  • Gustaron las actividades involucrando el cuerpo, el movimiento y la música. 
  • Se desató mucha creatividad en las actividades donde se podía dibujar.
  • Se logró una gran calidad de conversación para llegar a identificar y caracterizar problemas.
  • Se generó mucho material (problemas, iniciativas, etc.) muy interesante para analizar. 
  • La retrospectiva fue bien recibida y les gustó tener un espacio donde podían "hablar de si mismos".

¿Qué aprendimos?


  • Logramos hacer todo lo planificado en 2h30, recortando un poco algunas actividades. Sin embargo, tanto los facilitadores como los participantes terminamos agotados. Prever agenda más relajada la próxima vez. 
  • Fueron demasiadas actividades diferentes. Quizás podríamos hacer menos actividades la próxima vez, reduciendo la duración total. 
  • Cuidar mucho las transiciones entre actividades, preparando siempre la actividad siguiente en paralelo con la actual. Es de gran ayuda poder alternar entre 2 espacios distintos para poder preparar cómodamente en un espacio no utilizado mientras se utiliza el otro espacio.
  • Acostumbrados a las conversaciones de adultos, tuvimos que recortar algunos tiempos, ya que los adolescentes en poco tiempo ya habían debatido, documentado y cerrado la conversación. Y con más tiempo disponible perdían el foco, empezaban a irse del lugar o a hacer otra cosa. En general fueron bastante eficientes con la consigna y creemos que es importante manejar bien los tiempos justos y no alargados para ellos.
  • Muy importante tener varias actividades con el cuerpo, con la música, más posibilidades de dibujar y hacer cosas creativas.


Agradecimientos


  • A Daniel A. por invitarnos
  • A la Comunidad Agiles Alto Valle, con quien pudimos diseñar y organizar la retrospectiva
  • A Verónica A., Juan Cruz P., Luis S., Gaby Z. y Daniel A. por co-facilitar 
  • A todos los Leos y Leones que participaron con energía, entusiasmo, seriedad y buena onda

Pueden consultar todas las fotos y vídeos de la retrospectiva en este album.