Dinámica de Retrospectiva: Desempolvando el Scrum Diario

Después de decenas de sprints con Scrum, es común que el evento de Scrum Diario (también conocido como reunión diaria, daily scrum, daily, daily meeting o daily sync) de un equipo se vuelva muy rutinario, y de a poco vaya evolucionando y perdiendo valor. 

Encontré Scrum Diarios muy simplificados en algunos equipos maduros, que no aportan tanto valor e incluso podrían eliminarse sin mucho impacto. 

En este post te propongo una dinámica de retrospectiva completa enfocada en la mejora del Scrum Diario. 

• Nombre: Desempolvando el Scrum Diario

• Participantes: 4 a 16

• Duración: 60 minutos

• Alcance: en cualquier retrospectiva de un equipo que aplica Scrum desde hace un tiempo y realiza el evento Scrum Diario

• Propósito: Mejorar el evento de Scrum Diario

• Facilitador: Recomendado

• Objetivos: Esta dinámica permite reflexionar en equipo sobre cómo se hace el Scrum Diario para identificar experimentos de mejora.

• Material y Preparación
• Un tablero virtual (por ejemplo Mural, Miro o Google Slides con el add-on Virtual Facilitation), con las distintas secciones preparadas para cada paso. 
• Se puede usar la Plantilla Desempolvando el Scrum Diario en Mural. 
• Compartir con el equipo la actividad de precalentamiento (ver abajo) 1 o 2 días antes de la retrospectiva. 
• Posibilidad de trabajar en sub-grupos (por ejemplo con Breakout Rooms en Zoom).

• Precalentamiento
• Proponer al equipo enfocar la retrospectiva en la mejora del Scrum Diario, y compartir algunas referencias de lecturas/videos que enumeren distintas formas de hacerlo (por ejemplo It's Not Just Standing Up: Patterns for Daily Standup Meetings), para que lean antes de la retrospectiva.


• Pasos

1. Conexión. En 1 minuto, pedir a cada participante que escriba 3 palaras que califiquen al Scrum Diario tal como lo viene haciendo el equipo, 1 palabra por post-it. Pedir al equipo que agrupe los post-its idénticos o similares. Asegurarse que todos los post-its se entiendan, pidiendo las aclaraciones necesarias. Opcionalmente se puede pedir que comentarios tiene el equipo al ver el resultado de este paso.

2. Recolectar Datos. Introducir el objetivo de la retrospectiva (Reflexionar en equipo sobre cómo se hace el Scrum Diario para identificar experimentos de mejora). Introducir una definición del Scrum Diario (recomiendo que sea suficiente amplia y describa bien sus varios objetivos. Suelo usar la definición de la Scrum Guide). En 5 minutos, pedir que cada participante que reflexione en forma individual sobre como el Scrum Diario del equipo se relaciona con cada parte de esta definición. Registrar con iconos cercana a una palabra o grupo de palabras de la definición (por ejemplo un pulgar por arriba cerca de las palabras "15 minutos" si siento que nuestro Scrum Diario suele respetar esta duración).

3. Indagar. Pedir a una persona que interpreté los resultados: por ejemplo eligiendo una frase de la definición que tiene muchos iconos, y compartiendo su interpretación al respecto. Preguntar si otras personas tienen otras interpretaciones. Luego pedir a la persona que empezó con su interpretación elegir otra persona, para que siga con su interpretación de los iconos en otra frase o parte de la definición. Repetir eso hasta que se haya cubierto cada parte de la definición.

4. Decidir qué hacer. Formar sub-grupos de 3 personas. Dar a cada grupo 15 a 20 minutos para que identifiquen experimentos de mejora al Scrum Diario del equipo, y elijan algunos de estos experimentos a implementar en el próximo Sprint. Explicar que cada equipo va a tener que facilitar uno de los próximos Scrum Diarios del equipo con sus experimentos. Luego, volviendo con todo el equipo, acordar qué grupo facilitará qué Scrum Diario. Registrar estos acuerdos en el tablero. Un acuerdo adicional del equipo puede ser de tomar unos minutos al final de cada uno de estos Scrum Diarios para revisar cómo funcionaron o no los experimentos de mejora de cada grupo.

5. Cierre. Pedir feedback a quienes participaron sobre la retrospectiva. Proponer que elijan 1 o varios iconos que representen su feedback. Cada participante comparte brevemente porqué seleccionó su(s) icono(s) de feedback.

• Variantes
• Es interesante usar colores para los distintos iconos (típicamente verdes para cosas positivas y rojos para aspectos a mejorar).
• Se puede reemplazar el uso de iconos por post-its con palabras.
• Para ayudar al equipo a ver algunas oportunidades de mejora sobra su Scrum Diario, quien facilita puede remarcar previamente en negrita algunas palabras que parezcan criticas de la definición de Scrum Diario.
• Se puede adaptar esta dinámica a otros eventos de Scrum (Planificación, Revisión, Retrospectiva, Refinamiento), con sus definiciones correspondientes.

• Tips
• En el paso 4, se puede adaptar la cantidad de personas por grupo. Es recomendable formar entre 2 y 4 grupos, de mínimo 2 personas y máximo 4-5 personas.
• Encuentro interesante que cada grupo no cuente al resto sus experimentos de mejora en el paso 4, así se mantiene el misterio y será sorpresa en el momento que cada grupo facilite su scrum diario. 

• Origen: Thomas Wallet

Para aprender más sobre retrospectivas, te recomiendo el taller Powerful Retrospectives for Teams, de Kleer, y/o el libro Planes para Retrospectivas Ágiles. También te recomiendo Retromat para inspirarte con otras dinámicas de retrospectivas.